Dans de nombreuses entreprises en structuration, la gestion de projets repose encore sur l’intuition, la débrouille, et les outils du quotidien. Pas de méthode partagée, pas de gouvernance claire, pas de service PMO.
C’est précisément le contexte que j’ai rencontré dans une mission récente.
Les constats initiaux :
- Les équipes métier formulaient leurs demandes directement aux développeurs.
- L’IT développait sans cadrage ni validation formelle.
- Les projets étaient pilotés via Trello, sans référentiel commun.
- Chaque équipe fonctionnait à sa manière, avec des priorités non partagées.
🎯 Objectif de la mission : structurer un service PMO capable de coordonner les projets, de sécuriser les livrables et d’aligner les métiers et l’IT — sans freiner les équipes ni imposer une méthode rigide.
1. Choisir un outil de gestion de projets adapté aux usages internes
Avant d’imposer un outil, j’ai mené un benchmark rapide des solutions de gestion de projets collaboratives : Jira, Asana, ClickUp, Trello (déjà en place), Notion… Mon critère : un outil simple, visuel, adapté au multi-projet et accessible à des équipes mixtes (tech + métier).
🔧 Résultat du benchmark : Monday
J’ai choisi Monday pour sa flexibilité, sa lisibilité, et sa capacité à structurer les projets de manière progressive.
Nous y avons centralisé :
- les projets en cours,
- les demandes métiers,
- leur niveau de priorité,
- le lien avec les livrables IT.
➡️ L’outil est devenu notre référentiel de gestion de projets, partagé par tous.
2. Mettre en place un pilotage transversal par routines régulières
J’ai instauré une série de routines projet à plusieurs niveaux de l’organisation :
- Suivi stratégique en comité de direction
- Revue hebdomadaire avec les managers métier
- Points opérationnels avec les développeurs IT
Ces rendez-vous récurrents ont permis :
- de fluidifier la communication,
- de clarifier les arbitrages,
- de réduire les points de blocage.
Les projets prioritaires ont été recadrés avec méthode, les nouveaux sujets correctement formalisés dès leur lancement.
3. Créer un point d’entrée unique entre les métiers et l’IT
Pour casser la logique de “demandes directes”, je me suis positionné comme interlocuteur unique pour les projets transverses.
J’ai pris en charge :
- la formulation des besoins métiers,
- leur structuration sous forme de fiches projet,
- la coordination avec les équipes IT.
🔁 Résultat :
Les développeurs ont gagné en clarté, les demandes sont devenues plus qualitatives, et la fluidité globale des projets s’est nettement améliorée.
Une structuration progressive, fondée sur l’écoute terrain
Plutôt que de tout formaliser d’emblée, j’ai adopté une approche “test & learn” :
- D’abord une simple liste Excel des projets identifiés
- Puis l’intégration dans Monday
- Des modèles de documents simples (fiches de cadrage, trames de suivi)
- Un accompagnement individualisé pour les métiers, afin de les aider à formaliser leurs besoins
Cette démarche a favorisé l’adhésion au changement, car elle a apporté de la valeur immédiatement perceptible, sans complexifier le quotidien.
Ce que j’en retiens
🧠 Il n’y a pas de méthode universelle, mais une bonne posture.
La structuration de projet commence par l’écoute, la compréhension des usages, et la co-construction d’outils réellement utiles.
📊 Le pilotage ne dépend pas de l’outil, mais de la donnée.
Si la donnée est fiable, même un simple tableau Excel permet de piloter. L’outil vient renforcer la maturité, pas l’inverse.
💡 Conseil pour créer un service PMO :
Passez du temps avec les équipes IT, comprenez leur logique, et proposez-leur un vrai soutien sur la partie fonctionnelle. Construisez pas à pas un système lisible, partagé, et évolutif.
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